A partir da definição do Instituto de Gerenciamento e Projetos (PMI), um projeto pode ser definido como um esforço realizado temporalmente, de modo a criar um produto, serviço ou resultado único, tendo um início e um fim bem definido e recursos limitados. Quando falamos sobre os projetos realizados pelas organizações do terceiro setor, o objetivo dos projetos é o próprio impacto socioambiental.
Se temos objetivos definidos, tempo e recursos limitados, nasce a necessidade de mecanismos que assegurem os resultados desejados no espaço de tempo delimitado, de modo que o investimento de recursos não seja desperdiçado e assim surge a gestão de projetos.
O gerenciamento de projetos envolve a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades que compõem um projeto, permitindo que as organizações executem projetos de forma eficiente e eficaz para alcançar o objetivo pretendido.
Esse gerenciamento pode ser feito por meio de diferentes modelos de gestão, que podem ser entendidos pela forma de funcionamento, administração de recursos, a flexibilidade frente às circunstâncias de mudanças, a articulação com o meio, a inovação, etc. Dentre os principais modelos destacam-se a gestão ágil e tradicional.
Gestão ágil
A gestão ágil surge no contexto de grandes transformações da sociedade, novas tecnologias e aumento de incertezas sobre o cenário em que o projeto será desenvolvido, sendo uma alternativa ao gerenciamento tradicional já consolidado.
Nesse modelo de gestão nós quebramos um projeto em pequenas partes com ciclos rápidos de planejamento e execução. Ele se destaca pela flexibilidade, dinamismo e o uso de ferramentas colaborativas. A gestão ágil reúne diferentes valores e princípios que guiam um novo modo de olhar para o gerenciamento de projetos dentro da organização.
Gestão Tradicional
Como o próprio nome já diz, a gestão tradicional é a mais conhecida, consolidada e aplicada metodologia de gestão. Ela tem grande foco no planejamento prévio, documentação e estruturação hierárquica nos projetos.
Ao mesmo tempo, em que traz um modelo de gestão mais robusto com grandes fases sequenciais, ela também é mais rígida, trabalhando com escopo, cronograma e recursos bem definidos desde o início.
5 diferenças entre os modelos de gestão
1º Planejamento
Do ponto de vista do planejamento, as duas formas divergem bastante em como encaram o projeto. De um lado, a abordagem tradicional parte de um escopo definido e realiza uma grande etapa de planejamento, definindo atividades, cronograma e recursos de todo o ciclo do projeto antes de iniciar a execução do mesmo. Geralmente a entrega do projeto é única e final.
No ágil, a história é diferente, o projeto parte de um escopo em que muitas vezes pode sofrer alterações à medida que o projeto vai se desenvolvendo e são feitos ciclos curtos de planejamento e execução. Nesse modelo as entregas são constantes e incrementais, permitindo maior controle e melhorias constantes no processo.
Outro grande ponto do ágil é que, por meio desses ciclos curtos, é possível testar novas ideias de forma fácil e rápida, possibilitando executar o projeto de diferentes formas para ver se estão no caminho certo.
2º Relacionamento com partes interessadas
Uma grande mudança no modo de pensar sobre a gestão de projetos que surgiu a partir do modelo ágil é o contato constante com as partes interessadas. Quando se quebra um projeto em pequenos ciclos de execução, a cada novo ciclo as partes interessadas são acionadas para avaliar se o curso que o projeto está tomando faz sentido para o público-alvo e atende às suas necessidades.
No modelo tradicional esse contato geralmente é mais restrito e acontece com maior intensidade apenas na fase inicial de planejamento, onde todas as etapas do projeto são definidas.
3º Adaptação e flexibilidade
O ágil nasceu a partir do contexto de grandes mudanças na sociedade, transformações tecnológicas e inovação, dessa forma esse tipo de gestão tem uma grande flexibilidade e adaptação para responder a mudanças de cenário e planejamento no projeto.
Ao contrário da gestão tradicional, em que o planejamento é mais rígido e as mudanças geralmente têm um processo lento para acontecer, dependendo de diferentes aprovações de níveis hierárquicos. No ágil as mudanças são bem vistas, muitas vezes responder às mudanças de forma adaptável, rápida e bem pensada pode ser o grande fator de sucesso dentro de um projeto.
4º Aprendizado
Nas metodologias tradicionais é muito comum a existência de uma etapa ao final do projeto para a coleta de aprendizados e melhorias notadas, mas muitas vezes pequenos aprendizados acabam se perdendo durante esse processo.
No modelo ágil o aprendizado é constante, por meio dos ciclos curtos de execução é possível coletar as informações sobre o que deu certo e o que deu errado e aplicar diretamente esses aprendizados para ajudar e melhorar o projeto enquanto ele está se desenvolvendo.
Esse processo de melhoria contínua e incremental é muito importante e está diretamente ligado com a forma de planejamento e a relação com mudanças dentro da metodologia ágil.
5º Estrutura de equipe
O trabalho em equipe é essencial quando falamos sobre o gerenciamento de projetos, mas cada metodologia tem uma forma diferente de construir uma estrutura para o trabalho. No modelo tradicional é comum ver um modelo de “comando e controle” onde há uma forte hierarquia e designação de tarefas.
No meio ágil o foco é a autogestão, nesse modelo há uma descentralização da liderança e maior autonomia da equipe em desenvolver suas atividades a partir do papel que irão desempenhar.
O modelo ágil permite trabalhar com equipes mais enxutas e com alta performance, mas depende da confiança entre todos os envolvidos e clareza sobre o papel de cada um.
Ponto de atenção
Independente do modelo de gestão selecionado, é importante que a organização tenha uma estrutura de governança transparente, ou seja, ter distribuído de forma clara os papéis, funções e responsabilidades na equipe que irá desenvolver o projeto.
É muito importante que cada pessoa saiba suas responsabilidades e o nível de autonomia no projeto para não ocorrerem erros de planejamento, sobreposição de atividades e conflitos. A estrutura de governança ou a falta dela é um fator crítico em qualquer tipo de gestão ou metodologia de projetos.
Quando utilizar cada uma
A primeira coisa é ter clareza de que não existe uma receita de bolo ou fórmula mágica para o sucesso quando falamos sobre gerenciamento de projetos. O tradicional não é melhor que o ágil tampouco o ágil irá acabar com as metodologias tradicionais, ambas abordagens são importantes e devem ser selecionadas conforme o contexto do projeto.
Certos projetos devem ser planejados de uma forma mais rígida desde o início para que o objetivo final seja alcançado, por exemplo, você já imaginou se no meio da construção de um prédio resolvessem fazer mudanças estruturais na obra? Em cenários com maior estabilidade e previsibilidade, às metodologias tradicionais têm uma excelente performance.
Agora, quando falamos sobre projetos com maior nível de incertezas, onde o escopo não está bem definido, equipe pequena e se pretende trabalhar com inovação, nesses casos a gestão ágil conseguirá apoiar de forma muito mais assertiva.
A escolha do modelo de gestão adequado é responsabilidade do gestor de projetos e tenha em mente que um bom gestor de projetos é aquele que aprende diferentes técnicas, conceitos e metodologias para adaptar o que for necessário a partir das necessidades e contexto que ele está inserido.
Espero que esse texto tenha sido mais um passo na sua jornada sobre como gerenciar cada vez melhor os projetos de sua organização. Um bom gerenciamento de projetos garante a entrega de resultados e, no terceiro setor, esses resultados são a própria transformação social que precisamos.
